เรื่องราวของจดหมายเหตุคือการเดินทางที่ยาวนานของมนุษยชาติในการพยายามควบคุมและพิทักษ์ความทรงจำของตนเอง วิวัฒนาการของจดหมายเหตุและแนวคิดทางจดหมายเหตุสะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงทางสังคม การเมือง และเทคโนโลยีในแต่ละยุคสมัย

จากแผ่นดินเหนียวถึงราชโองการ: จดหมายเหตุในโลกยุคโบราณและยุคกลาง

การปฏิบัติในการเก็บรักษาเอกสารราชการนั้นมีมาแต่โบราณ โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อการบริหาร กฎหมาย และศาสนา

• จุดกำเนิดในยุคโบราณ (ประมาณ 4000 ปีก่อนคริสตกาล – ค.ศ. 500): อารยธรรมแรกเริ่มของโลกต่างพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสารของตนเอง นักประวัติศาสตร์ Ernst Posner ตั้งทฤษฎีว่าชาวสุเมเรียนเป็นผู้ริเริ่มการทำจดหมายเหตุเป็นกลุ่มแรกๆ โดยใช้แผ่นดินเหนียวในการบันทึกข้อมูล ขณะที่ในประเทศจีนมีการใช้กระดองเต่าและกระดูกสัตว์ในการจารึกข้อมูลทางการบริหารและศาสนา ในยุคต่อมา อารยธรรมกรีกได้สร้าง Metroon ขึ้นในกรุงเอเธนส์เพื่อเป็นคลังเก็บเอกสารสาธารณะ ส่วนชาวโรมันมี Tabularium ซึ่งแนวคิดการจัดตั้งสถานที่เฉพาะเพื่อเก็บรักษาเอกสารนี้ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของประมวลกฎหมายจัสติเนียน ในยุคนี้ การเข้าถึงเอกสารมักจำกัดอยู่เฉพาะผู้สร้างเพื่อประโยชน์ทางการบริหารเท่านั้น
• ยุคกลาง (ประมาณ ค.ศ. 500 – 1500): การเก็บรักษาเอกสารมักเป็นไปอย่างกระจัดกระจาย โดยมีสถาบันศาสนาและสถาบันกษัตริย์เป็นศูนย์กลางหลักในการเก็บรักษาเอกสารเพื่อยืนยันสิทธิ์ในทรัพย์สิน บันทึกทางกฎหมาย และการทำธุรกรรมต่างๆ จดหมายเหตุในยุคนี้มักถูกรวบรวมและคัดเลือกอย่างจงใจเพื่อรับใช้เป้าหมายทางการเมืองและเชิงสัญลักษณ์ของผู้มีอำนาจ

กำเนิดจดหมายเหตุสมัยใหม่: การปฏิวัติฝรั่งเศสและรัฐชาติ

การปฏิวัติฝรั่งเศสถือเป็นจุดเปลี่ยนที่สำคัญที่สุดในประวัติศาสตร์จดหมายเหตุ การก่อตั้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติฝรั่งเศส (French National Archives) ในปี 1790 โดยการรวบรวมเอกสารที่ยึดมาจากรัฐ ศาสนจักร และเอกชน ได้สร้างกระบวนทัศน์ใหม่ขึ้นมา นั่นคือแนวคิดที่ว่าจดหมายเหตุเป็นทรัพย์สินและมรดกของ “ชาติ” และพลเมือง ไม่ใช่สมบัติส่วนตัวของผู้ปกครองอีกต่อไป ในศตวรรษที่ 19 กระแส “ประวัติศาสตร์นิยมแบบวิทยาศาสตร์” ที่เกิดขึ้นในยุโรปได้ผลักดันให้นักประวัติศาสตร์เรียกร้องการเข้าถึงเอกสารต้นฉบับ โดยมองว่าจดหมายเหตุเป็นคลังเก็บ “ข้อเท็จจริง” ที่เป็นกลาง เพื่อใช้เขียนประวัติศาสตร์ “ตามที่มันเคยเป็นจริงๆ” ซึ่งเป็นแรงผลักดันสำคัญที่นำไปสู่การเปิดให้สาธารณชนเข้าถึงและการจัดระบบเอกสารอย่างเป็นระบบ  

การสร้างทฤษฎีจดหมายเหตุ: วิวัฒนาการของวิชาจดหมายเหตุในยุโรปและอเมริกา

ทฤษฎีทางจดหมายเหตุที่สำคัญไม่ได้เกิดขึ้นจากแนวคิดเชิงปรัชญานามธรรม แต่เป็นผลจากการตอบสนองต่อความท้าทายเชิงปฏิบัติที่ถาโถมเข้ามาในแต่ละยุคสมัย

• หลักการเคารพแหล่งที่มา (Respect des Fonds): หลักการนี้ถูกเสนอครั้งแรกในฝรั่งเศสในปี 1841 และได้รับการจัดระบบอย่างเป็นทางการในคู่มือของชาวดัตช์ (Dutch Manual) ในปี 1898 โดยมีสาระสำคัญคือ เอกสารที่มาจากผู้สร้างคนเดียวกันควรถูกเก็บรวบรวมไว้ด้วยกันและรักษาลำดับการจัดเรียงดั้งเดิมเอาไว้ หลักการนี้เป็นทางออกที่จำเป็นอย่างยิ่งในการจัดการกับความโกลาหลของเอกสารราชการจำนวนมหาศาลที่เกิดขึ้นจากระบบราชการสมัยใหม่ในศตวรรษที่ 19  
• การประเมินคุณค่า (Appraisal) แบบอเมริกัน: เมื่อเผชิญกับ “อุทกภัย” ของเอกสารในศตวรรษที่ 20 ซึ่งมีปริมาณมากกว่าในยุโรปอย่างเทียบไม่ติด หอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา (NARA) ได้พัฒนาทฤษฎีการประเมินคุณค่าขึ้นมา โดยมี T.R. Schellenberg เป็นผู้นำคนสำคัญ ทฤษฎีนี้ได้เปลี่ยนบทบาทของนักจดหมายเหตุจากผู้ดูแลที่รอรับเอกสาร (passive custodian) ไปสู่ผู้คัดเลือกเชิงรุก (active selector) โดยจำแนกเอกสารที่มี “คุณค่าปฐมภูมิ” (primary value) คือประโยชน์ต่อผู้สร้าง และเอกสารที่มี “คุณค่าทุติยภูมิ” (secondary value) คือประโยชน์ต่อนักวิจัยในอนาคต และให้อำนาจแก่นักจดหมายเหตุในการทำลายเอกสารส่วนที่เหลือ นี่คือการตอบสนองต่อวิกฤตการณ์ด้านพื้นที่และทรัพยากรที่ไม่สามารถเก็บทุกสิ่งทุกอย่างไว้ได้อีกต่อไป  
• มุมมองหลังสมัยใหม่ (The Postmodern Turn): ตั้งแต่ปลายศตวรรษที่ 20 เป็นต้นมา นักคิดเช่น Michel Foucault และ Jacques Derrida รวมถึงนักจดหมายเหตุเชิงวิพากษ์ ได้เริ่มตั้งคำถามต่อแนวคิดเรื่องความเป็นกลางของจดหมายเหตุ พวกเขาชี้ให้เห็นว่าจดหมายเหตุเป็นโครงสร้างทางสังคม (social construct) และกระบวนการต่างๆ เช่น การประเมินคุณค่า การทำคำอธิบาย และการให้บริการ ล้วนแล้วแต่เป็นการใช้อำนาจรูปแบบหนึ่ง ซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบความทรงจำของสังคม และกีดกันเสียงของคนบางกลุ่มออกไปจากหน้าประวัติศาสตร์ได้

ประวัติศาสตร์ของทฤษฎีจดหมายเหตุจึงเป็นประวัติศาสตร์ของการแก้ปัญหา แต่ละก้าวกระโดดทางทฤษฎีสามารถสืบย้อนกลับไปสู่จุดที่วิธีการเดิมๆ ไม่สามารถรับมือกับปริมาณหรือรูปแบบใหม่ๆ ของข้อมูลได้อีกต่อไป ความเข้าใจในพลวัตนี้ทำให้เห็นว่าวิชาจดหมายเหตุเป็นศาสตร์ที่ปรับตัวและเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเพื่อตอบสนองต่อความท้าทายของยุคสมัย

เส้นทางจดหมายเหตุในประเทศไทย

พัฒนาการของงานจดหมายเหตุในประเทศไทยมีเส้นทางที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง โดยได้รับอิทธิพลจากทั้งประเพณีดั้งเดิมและกระแสการปฏิรูปประเทศให้ทันสมัย ซึ่งสะท้อนบริบททางประวัติศาสตร์และการเมืองของไทยในแต่ละช่วงเวลา

ประเพณีดั้งเดิม: การบันทึกเหตุการณ์ในสมัยอยุธยาและรัตนโกสินทร์ตอนต้น

ธรรมเนียมการบันทึกเหตุการณ์สำคัญสามารถสืบย้อนไปได้อย่างน้อยถึงสมัยกรุงศรีอยุธยา จากข้อสันนิษฐานของสมเด็จพระเจ้าบรมวงศ์เธอ กรมพระยาดำรงราชานุภาพ ระบุว่า เป็นหน้าที่ของมหาดเล็กที่จะต้องจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ เก็บไว้ใน “หอศาสตราคม” ประเพณีการบันทึกในราชสำนักนี้ได้สืบทอดต่อมาจนถึงสมัยกรุงรัตนโกสินทร์ โดยมีหลักฐานปรากฏถึงการมี “กองจดหมายเหตุ” อยู่ในโครงสร้างการบริหารราชการแผ่นดิน

การปฏิรูปสู่ความทันสมัยและการจัดตั้งอย่างเป็นทางการ

จุดเปลี่ยนที่สำคัญของงานจดหมายเหตุไทยเกิดขึ้นในสมัยรัชกาลที่ 5 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิรูปประเทศในภาพใหญ่

• อิทธิพลของพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว (รัชกาลที่ 5): ทรงเล็งเห็นถึงความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารราชการอย่างเป็นระบบ และทรงมีพระราชกระแสรับสั่งโดยใช้คำทับศัพท์ภาษาอังกฤษว่า “อาไคฟ” (Archives) ให้นำหนังสือราชการสำคัญไปเก็บรักษาไว้อย่างดี ซึ่งสะท้อนถึงการรับเอาแนวคิดการจัดการเอกสารแบบตะวันตกเข้ามา
• การจัดตั้งสถาบันในยุคแรก (พ.ศ. 2459): มีการจัดตั้ง “แผนกจดหมายเหตุ” ขึ้นอย่างเป็นทางการภายในหอพระสมุดวชิรญาณ โดยมีสมเด็จฯ กรมพระยาดำรงราชานุภาพเป็นกำลังสำคัญในการผลักดัน ทรงมีพระดำริให้รวบรวมเอกสารราชการที่มีอายุเกิน 25 ปีจากกระทรวงต่างๆ มาเก็บรักษาไว้ เพื่ออำนวยความสะดวกแก่นักค้นคว้าในอนาคต  
• การสถาปนาอย่างเป็นทางการ (พ.ศ. 2495): “กองจดหมายเหตุแห่งชาติ” ได้รับการจัดตั้งขึ้นอย่างเป็นทางการโดยพระราชกฤษฎีกา เมื่อวันที่ 18 สิงหาคม พ.ศ. 2495 ให้เป็นหน่วยงานในสังกัดกรมศิลปากร การจัดตั้งนี้มีแรงผลักดันสำคัญมาจากความกังวลต่อการสูญหายของเอกสารสำคัญในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2
• พัฒนาการสมัยใหม่: นับจากนั้นเป็นต้นมา งานจดหมายเหตุแห่งชาติได้พัฒนาและขยายขอบเขตการทำงานอย่างต่อเนื่อง มีการปรับปรุงโครงสร้างให้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล มีการรับโอนหอภาพยนตร์แห่งชาติเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในปี พ.ศ. 2530 และขยายเครือข่ายหอจดหมายเหตุแห่งชาติไปยังส่วนภูมิภาค ปัจจุบัน การดำเนินงานอยู่ภายใต้กรอบของพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556

การพิจารณาช่วงเวลาของการจัดตั้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติอย่างเป็นทางการในปี พ.ศ. 2495 นั้น ไม่สามารถแยกออกจากบริบทภูมิรัฐศาสตร์โลกในยุคนั้นได้ การจัดตั้งนี้เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่สงครามเย็นกำลังทวีความเข้มข้น และประเทศไทยได้แสดงจุดยืนอย่างชัดเจนในการเป็นพันธมิตรกับสหรัฐอเมริกาและค่ายตะวันตกเพื่อต่อต้านลัทธิคอมมิวนิสต์ การสร้างสถาบันของรัฐชาติสมัยใหม่ (modern nation-state) เช่น หอจดหมายเหตุแห่งชาติ จึงไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของการบริหารจัดการภายใน แต่ยังเป็นการแสดงออกเชิงสัญลักษณ์ถึงความเป็นรัฐที่ทันสมัยและสอดคล้องกับบรรทัดฐานของโลกเสรี หลักฐานการติดต่อสัมพันธ์ระหว่างผู้นำไทยกับหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกาในช่วงเวลานั้น ยิ่งตอกย้ำว่าการสถาปนาหอจดหมายเหตุแห่งชาติของไทยเป็นผลพวงจากปัจจัยที่ซับซ้อน ทั้งความต้องการปฏิรูปจากภายใน ความจำเป็นในการสงวนรักษาเอกสาร และอิทธิพลอันทรงพลังของระเบียบโลกใหม่ในยุคสงครามเย็น

การเดินทางของจดหมายเหตุ ไม่ใช่เพียงการเก็บเอกสารเก่า แต่คือกระบวนการที่สะท้อนให้เห็นถึงอำนาจ ความทรงจำ และอัตลักษณ์ของแต่ละสังคมในแต่ละยุคสมัย จากแผ่นดินเหนียวในเมโสโปเตเมีย ถึงการวางนโยบายระดับชาติในโลกยุคสงครามเย็น วิชาจดหมายเหตุจึงไม่เคยหยุดนิ่ง แต่ปรับตัวเสมอเพื่อตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของโลก และในบริบทของไทย การสถาปนาหอจดหมายเหตุแห่งชาติก็เป็นตัวอย่างอันชัดเจนของการเคลื่อนไหวร่วมกันระหว่างประเพณี ภาครัฐ และแรงกดดันทางการเมืองระหว่างประเทศ — เพื่อรักษาความทรงจำในแบบที่ไม่ใช่แค่ของราชการหรือของผู้มีอำนาจ แต่เป็นความทรงจำร่วมของชาติ และของประชาชนทุกคน

แต่เมื่อโลกเคลื่อนเข้าสู่ยุคของปัญญาประดิษฐ์ คำถามใหม่ก็เกิดขึ้นทันที: ใครคือผู้สร้างความทรงจำ? ใครคือผู้คัดเลือกอดีต? และ AI จะเปลี่ยนโฉมหน้าของจดหมายเหตุอย่างไรบ้าง? คำตอบเหล่านี้รออยู่ในบทความถัดไป — จดหมายเหตุในยุคปัญญาประดิษฐ์: โอกาส จริยธรรม ความเสี่ยง และนโยบาย